Desde 3 de agosto de 2026, empresas do regime regular não conseguem emitir documento fiscal eletrônico sem preencher os campos do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), conforme comunicado do Comitê Gestor do IBS divulgado em julho de 2026. A adaptação dos sistemas concentrou a atenção do mercado, mas um artigo de opinião assinado por Romel Tolentino e publicado pelo Monitor do Mercado chama atenção para uma consequência menos visível: a reforma cria a necessidade de guardar, rastrear e defender dois acervos fiscais ao mesmo tempo, por mais de uma década. Para o autor, vice-presidente comercial para a América Latina da Access, o planejamento da transição não é apenas uma questão de cálculo; é, sobretudo, um desafio de gestão documental.
Transição manterá dois regimes e um acervo híbrido
A Emenda Constitucional nº 132, promulgada em 2023, e a Lei Complementar nº 214, sancionada em 2025, definiram a substituição gradual do sistema de tributos sobre o consumo. Em 2026, IBS e CBS funcionam em caráter de teste, com alíquota simbólica de 1% destacada nas notas e sem recolhimento. Em 2027, a CBS entra em vigor de fato e toma o lugar de PIS e Cofins. Entre 2029 e 2032, o IBS ganha espaço ano a ano enquanto ICMS e ISS perdem participação na mesma proporção, até a extinção definitiva dos dois tributos em 2033.
Nesse intervalo, uma mesma venda pode produzir registros ligados a regimes diferentes, com regras de apuração, obrigações acessórias e lógicas de crédito próprias. Uma nota emitida em 2030, por exemplo, trará informações de ICMS e de IBS, cada uma sujeita a uma esfera de fiscalização. O acervo fiscal deixa de ser uma série histórica linear e passa a funcionar como um mosaico, no qual documentos de naturezas distintas precisam ser recuperados por critérios que não são os mesmos.
Há ainda o caso dos saldos credores de ICMS acumulados até 2032, que poderão ser compensados ou ressarcidos nos anos seguintes. A comprovação desses créditos depende da documentação de origem. Se a empresa não localizar e apresentar notas, livros e apurações que sustentam um crédito antigo, perde o direito a ele, por mais legítimo que seja.
Prazos de guarda podem alcançar a década de 2040
O Código Tributário Nacional estabelece a base para a guarda de documentos fiscais no Brasil: o Fisco tem cinco anos para constituir o crédito tributário e outros cinco para cobrá-lo judicialmente. Na prática, registros do regime antigo continuarão exigíveis muito depois do fim formal dos tributos. Um documento de ICMS emitido em 2032, último ano de vigência do imposto, pode ser objeto de fiscalização até meados da década de 2040, quando se consideram interrupções e suspensões de prazo.
O Ajuste SINIEF nº 2, publicado pelo Confaz em 2025, ampliou de cinco para 11 anos, ou 132 meses, o prazo de armazenamento de arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos como NF-e, NFC-e e CT-e. A medida está em vigor desde maio de 2025 e reforça uma tendência: com a fiscalização cada vez mais apoiada no cruzamento eletrônico de dados, os prazos de guarda digital se alongam, porque o documento eletrônico é a matéria-prima da auditoria.
Notícias Relacionadas
Quem opera a transição terá de manter simultaneamente o acervo completo do regime antigo dentro dos prazos de decadência e prescrição, os XMLs de mais de uma década de operações e toda a documentação nova de IBS e CBS, que terá ciclos próprios de exigibilidade a partir de 2027. Não é um pico temporário de volume, mas um patamar permanente de complexidade que deve durar, no mínimo, até o início dos anos 2040.
Custo de conformidade dobra durante a transição
O relatório Doing Business Subnacional Brasil, publicado pelo Banco Mundial em 2021, apontou que empresas no país gastam entre 1.483 e 1.501 horas por ano para preparar, declarar e pagar tributos. O tempo é o mais alto entre todas as economias avaliadas, contra cerca de 159 horas na média dos países da OCDE. Em grandes companhias, o esforço é maior: a pesquisa Tax do Amanhã, divulgada pela Deloitte em 2023, estimou em 43.994 as horas anuais dedicadas à gestão tributária, incluindo obrigações acessórias, atendimento a fiscalizações e contencioso.
A promessa da reforma é reduzir esse fardo no longo prazo, e há razões para acreditar nisso. O problema está no caminho até lá. Durante a transição, a conformidade não diminui: ela dobra, porque as equipes fiscais precisam apurar, declarar e arquivar sob duas lógicas ao mesmo tempo. Boa parte desse esforço extra é documental: encontrar a nota certa na versão correta do leiaute, comprovar a escrituração de um período encerrado e reconstituir a trilha de um crédito que atravessou a mudança de regime.
Governança documental passa a integrar a defesa fiscal
Para Romel Tolentino, a resposta a esse cenário exige tratar o acervo fiscal com a mesma disciplina aplicada ao caixa. Isso significa manter uma tabela de temporalidade viva, que reflita os prazos do regime antigo, os prazos ampliados dos documentos eletrônicos e as novas exigências de IBS e CBS, definindo o que guardar, por quanto tempo, em qual formato e quando descartar com segurança. O descarte no momento adequado é tão importante quanto a guarda, porque um acervo sem critério de eliminação se transforma em custo crescente e risco de LGPD.
Também é necessário garantir rastreabilidade de ponta a ponta. Cada documento, físico ou digital, precisa de cadeia de custódia registrada, indexação que permita localização em minutos e trilha de auditoria que comprove integridade ao longo dos anos. Sistemas de gestão eletrônica de documentos, digitalização com validade legal nos termos do Decreto nº 10.278, publicado em 2020, e guarda terceirizada com controle de acesso deixam de ser conveniência operacional e passam a compor a defesa fiscal da companhia.
Na avaliação do autor, empresas que estruturarem essa governança agora atravessarão a década de transição com previsibilidade, transformando cada fiscalização em procedimento de rotina, e não em operação de resgate. As que adiarem acumularão, ano após ano, um passivo documental invisível no balanço, que só se revela quando um crédito milionário depende de uma nota que ninguém sabe onde está.
